Administracja miejska Ratyzbony, urząd do spraw technologii komunikacyjnych i informacyjnych

Ratyzbona Logo

Klient
Administracja miejska Ratyzbony, Urząd ds. Technologii Komunikacyjnych i Informacyjnych

Branża
Administracja publiczna

Partner systemowy
com.cultur GmbH

Rozwiązanie
ConSol*CM/Help

Wymagania klienta

  • User helpdesk, realizacja zleceń, logistyka
  • Modułowe opcje dodatkowe: system śledzenia stanu zgłoszeń i raportowania

Zyski z wdrożenia

  • Niski koszt wdrożenia systemu.  Dzięki szybkiej instalacji - wraz ze zdefiniowaniem schematów przepływu danych (workflows) całość została zrealizowana w ciągu zaledwie dwóch tygodni
  • Usługa zorientowana na klienta/petenta przy wysokiej akceptacji personelu

Urząd miejski Ratyzbony od 2003 r. pomyślnie zarządza procesami za pomocą ConSol*CM/Help. Wszelkie procesy w zakresie obsługi działu wsparcia, realizacji zleceń i logistyki obecnie wykonywane są za pośrednictwem oprogramowania firmy ConSol*.

Zamiast w formie papierowej, wewnętrzne zlecenia i zgłoszenia tworzone są w formie elektronicznej, przy pomocy oprogramowania CM/Help i są przekazywane dalej do odpowiednich działów i osób. Wszystkie zgłoszenia przechodzą przez urząd precyzyjnie ustaloną drogą, skracając wymianę informacji do minimum. Pozwala to na istotne obniżenie nakładu pracy i w konsekwencji - czasu wydawania zezwoleń lub realizacji zamówień.

Celem urzędu było zrobienie kroku naprzód w kierunku świadczenia usług „zorientowanych na petenta” co z drugiej strony nie powinno wiązać się z tworzeniem skomplikowanego mechanizmu IT. Na początku należało skonfigurować procesy w systemie, a następnie zoptymalizować je, robiąc to razem z użytkownikami końcowymi.
Poszukiwano systemu, który połączyłby w sobie wszystkie dotychczasowe wymagania oraz pozwoliłby na samodzielne późniejsze dopasowywanie i rozbudowę.

W okresie testowym, ConSol* razem z partnerską firmą com.cultur, przekonali klienta co do jakości i efektywności proponowanego rozwiązania.

Pracownicy urzędu dziś pracują nad wszystkimi zgłoszeniami za pomocą webowego interfejsu ConSol*CM. Ponadto petenci mogą sami obserwować stan realizacji swoich zgłoszeń za pośrednictwem systemu do śledzenia. Zarząd, natomiast, ma dostęp do wszystkich niezbędnych informacji dzięki systemowi raportowania, opartemu o interfejs webowy.

Wynik: zadowoleni pracownicy urzędu oraz petenci.

"Istotne jest, że pracownicy urzędu rzeczywiście chętnie korzystają z systemu ConSol*CM a nie traktują go jak zbędnego balastu administracyjnego. Co więcej - są pracownicy, którzy są wręcz zazdrośni, ponieważ nie mogą jeszcze korzystać z systemu."
Kierowniczka projektu Heidi Kick,
Administracja miejska Ratyzbony

Planuje się stopniowe rozszerzenie zakresu stosowania oprogramowania ConSol*CM/Help również w innych obszarach działań biurowych. Jednym z ciekawych pomysłów jest kompleksowy projekt pod nazwą „Wirtualny ratusz”, realizowany z zastosowaniem systemu ConSol*CM.